Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (7): Glücklich durch Entrümpeln

Teil 7: Glücklich durch Entrümpeln

Macht es Ihnen Spaß, Ihre Arbeit zu unterbrechen, um etwas zu suchen?  Wenn Sie dann Schränke und Schubladen durchforsten und sie alles entdecken, nur nicht das, was sie wirklich brauchen?  Aber auch die elektronische Suche nach Dokumenten und Dateien kann Zeit und Nerven rauben und hindert uns, konzentriert und im Flow zu arbeiten (siehe Teil 4 der Serie).  Der Umgang mit Dingen, die wir nicht benötigen, raubt uns aber nicht nur Zeit und Energie, sondern kann uns auch psychisch belasten.

Bestandteil jeder Lean Implementierung ist die Herstellung von Sauberkeit und Ordnung mit dem Ziel, dass jedem Mitarbeiter das, was er für seine Arbeit benötigt, sofort und ohne zu suchen zur Verfügung steht. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit – aber jeder weiß, dass gerade im Bürobereich sehr viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Daten und Informationen verbracht wird. Sehr hilfreich ist hier die 5S Methode, die ursprünglich aus der Fertigung stammt. Im Bürobereich lassen sich damit Schränke und sonstige Ablageorte, aber auch die elektronischen Daten optimieren. Dazu werden in 5 Schritten  (deshalb 5S !) alle vorhandenen Dateien  gesichtet, überflüssiges aussortiert und eine sinnvolle Ablagestruktur erstellt. In den letzten Schritten geht es dann darum, diese Ablagestruktur zum Standard zu machen und dafür zu sorgen, dass diese auch konsequent von allen Mitarbeitern eingehalten, gepflegt  und weiterentwickelt wird. Das klingt relativ einfach, ist aber alles andere als trivial, gerade in großen Unternehmen mit unzähligen Datenquellen (man denke nur an das Thema der Stammdaten).  Aber mit konsequenter Einhaltung der 5 Schritte und Einbindung der betroffenen Mitarbeiter gelingt es tatsächlich, Suchzeiten erheblich zu reduzieren und so nicht nur die Effizienz , sondern auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

Beispiel: Voller Bildschirm

Voller PC

Zufrieden Mitarbeiter durch Lean (6): Produktive Besprechungskultur

In mehreren Studien wurde nachgewiesen, das Mitarbeiter in deutschen Unternehmen durchschnittlich 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Von den in diesen Besprechungen geplanten To – Do’s werden aber nur gut die Hälfte tatsächlich umgesetzt. Eigene Schätzungen aus mehreren großen Unternehmen liegen sogar deutlich höher.  Auch betrachten Mitarbeiter im Schnitt fast die Hälfte der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, als Verschwendung. Ursache dafür sind in der Regel die fehlende Planung, Vorbereitung und Moderation der Besprechungen. Falsche oder zu große Teilnehmerzahl sowie Unpünktlichkeit sind weitere Ursachen für die mangelnde Effizienz von Besprechungen. Die Teilnahme an solchen Meetings – gerade bei hoher Arbeitsbelastung der Mitarbeiter –  führt oft zu Frustration und trägt in der Regel nicht zur Arbeitszufriedenheit bei. Die Verbesserung der Besprechungskultur im Unternehmen bedeutet demnach nicht nur eine Effizienzsteigerung für das Unternehmen, sondern trägt gleichzeitig auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Die Einführung von Lean Administration beinhaltet in der Regel auch die Optimierung der Besprechungskultur. Dazu erfolgt im ersten Schritt die Erhebung/Analyse, d.h. welche Besprechungen, in welcher Form mit welchen Verschwendungspotential stattfinden. Das kann mit einer  einfachen  Verschwendungsanalyse erhoben werden, oder detaillierter mit genauen Zeitangaben im Rahmen einer Tätigkeitsstrukturanalyse. So wurde beispielsweise bei einem internationalen Anlagenbauer festgestellt, dass sämtliche Projektmanager über 10% ihrer Arbeitszeit in nicht projektrelevanten, also allgemeinen Besprechungen verbringen. Die Potentiale und Kosten in einem Großkonzern mit hunderten von Projektmanagern kann man sich leicht ausrechnen.

Im Rahmen der Lean Implementierung werden auf Basis der eigentlichen Problemursachen Besprechungsstandards und Regeln erarbeitet, mit denen die Verschwendung durch ineffiziente Besprechungen deutlich verringert werden kann. Wichtig hierbei ist, dass alle Beteiligten sich gemeinsam auf die neue ‚Besprechungskultur‘ einigen. Dazu gehören auch klare Regeln, Festlegung von Protokollen und die Nachbereitung. Und der wichtigste Schritt ist – wie bei allen anderen Lean Projekten – die regelmäßige Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung der Meetingkultur.

Übrigens konnte bei dem oben genannten Anlagenbauer die Zeit für allgemeine Besprechungen relativ schnell um über 50% reduziert werden. Und die Projektmanager fühlten sich deutlich erleichtert, weil sie nun Freiraum für wichtigere Tätigkeiten bekommen hatten.

Besprechungskultur

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (5): Positives Arbeitsklima

Ein positives Arbeitsklima ist eine wesentliche Voraussetzung für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Man geht gerne ins Büro, wenn man sich gut mit den Kollegen versteht. Auch sind Leistungen gut funktionierende Teams deutlich besser, als im Fall von Konflikten innerhalb des Teams. Leider erschweren heutige Rahmenbedingungen  wie  permanenter Wechsel und Veränderungen  oft den Aufbau gut funktionierender Beziehungen unter den Kollegen.  Beziehungen unter den Kollegen können aber nur entstehen, wenn man einander kennen lernt, gegenseitiges Verständnis schafft und gemeinschaftlich Dinge erarbeitet werden.

Loch2

Dazu ist der Lean Ansatz geradezu ideal: Man startet immer mit einer schnittstellenübergreifenden Analyse von Prozessen und Arbeitsabläufe, beispielsweise in Form der Wertstromaufnahme. Oft erhalten die Mitarbeiter hier zum ersten mal Einblick in das, was ihre Kollegen eigentlich machen. Ein Verständigungsprozess über die gemeinsame Arbeit wird in Gang gesetzt – oft entstehen nur dadurch bereits erste Verbesserungen in der Zusammenarbeit. Die Teamarbeit durchzieht die ganze Lean Implementierung: nach der Aufnahme der aktuellen Ist Situation werden gemeinsam Verbesserungen geplant und durchgeführt, immer mit dem Fokus: die Betroffenen werden zu Beteiligten und übernehmen Verantwortung für ihre Arbeitsprozesse. Dauerhaft werden durch diese Vorgehensweise  und den Blick über den Tellerrand Respekt und Verständnis für die Kollegen aufgebaut,  was sich in der Regel auch in einem verbesserten Arbeitsklima niederschlägt.

Wir haben also wieder eine Win – Win Situation: Neben Effizienzsteigerungen trägt Lean auch zu einem bewussteren und besseren Umgang der Mitarbeiter untereinander bei.

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (4): Arbeiten im Flow

Aus der Glücksforschung wissen wir, dass nicht Geld und materieller Wohlstand Garant für Glück und Zufriedenheit sind, sondern die Momente im Leben, in denen wir intensiv in einer Sache aufgehen und darüber Raum und Zeit um uns herum vergessen. Der bekannte Glücksforscher Mihaly Csikszentmihalyi hat dafür den Begriff des ‚Flow‘ geprägt. Dieser Flow entsteht nicht beim Nichtstun oder im Urlaub, sondern durch die völlige Vertiefung und die Konzentration auf eine Tätigkeit. Die Tätigkeit wird dann mühelos und wie von selbst erledigt.

Wenn wir in unserem täglichen Arbeitsumfeld die Chance haben, in diesen Zustand, den Flow zu gelangen, trägt das natürlich erheblich zu unserer Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden bei (abgesehen von den Vorteilen für die Unternehmen durch die gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter).

Leider sieht der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen anders aus. Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails führen zu immer kürzeren Arbeitsphasen, kaum hat man sich in eine Aufgabe eingearbeitet, schon wird man wieder herausgerissen. Ein aktuelles Beispiel: die Analyse in einem Unternehmen ergab, dass die Mitarbeiter im Durchschnitt alle 6 Minuten ihre Tätigkeit wechseln. Die Chancen, in den als befriedigenden erlebten ‚Flow‘ – Zustand zu gelangen, sind da natürlich gering.

Lean Administration schafft hier Abhilfe durch drastische Reduzierung von Rückfragen und Störungen mit Hilfe standardisierter Prozesse sowie klarere Rollen- und Aufgabenverteilung. Beispielsweise konnten kürzlich im HR – Department 56% der Störungen und Rückfragen eliminiert werden, vergleichbare Beispiele gibt es aus den anderen Abteilungen wie Engineering, Einkauf, Logistik und vieles mehr. Neben der Wertstromanalyse kommen hier dann auch die Tätigkeitststruktur- und die Informationsstrukturanalyse zum Einsatz.

Fortsetzung folgt (Folge 5: Arbeiten im Team)

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (3): Fähigkeiten einsetzen und Verantwortung übernehmen

Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz erhängt in hohem Maße davon ab, ob man seine Fähigkeiten und Kompetenzen nutzen und anwenden kann. Dabei gilt es immer, das rechte Maß zu finden. Wenn die Anforderung die Fähigkeiten deutlich übersteigen entsteht Stress (“Burn Out”) – regelmäßige Unterforderung ist aber genauso anstrengend und kann im “Bore Out” enden.

Fähigkeiten Mitarbeiter

Im Lean Management wird der falsche Einsatz von Mitarbeitern inzwischen auch Verschwendung betrachtet. Das können beispielsweise hochqualifizierte Ingenieure oder andere Spezialisten sein, die bis zu 35% ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten wie Reisebuchungen verbringen, weil woanders die Stelle einer Teamassistentin eingespart worden ist. Und unter Umständen reichen dann die Kapazitäten der Spezialisten nicht aus, so dass es immer wieder zu Engpässen kommt. Weiterlesen

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (2): Glücklich durch Erfolgserlebnisse

Erfolgserlebnsisse machen glücklich und stärken unser Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.Dem Kunden genau das liefern, was er braucht oder die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt  zu haben, das lässt uns spüren, das unsere Arbeit gebraucht wird und trägt zur Arbeitszufriedenheit bei.

Weiterlesen

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (1): Das Streben nach Sinn

Das Streben nach Sinnhaftigkeit ist ein Urbedürfnis des Menschen. Das betrifft natürlich auch unser täglichen Arbeitsaufgaben. Wenn wir darin keinen Sinn erkennen, entsteht Frust und Unzufriedenheit. Jemanden dann durch externe Anreize zu motivieren ist sehr schwierig – wie man aus der Motivationsforschung inzwischen weiß. Was hat das nun mit Lean Management zu tun? Weiterlesen

Start einer neuen Serie: Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Management

Der Ansatz des Lean Management wird immer mit der Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Verbindung gebraucht. Auch lässt sich mit Lean Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern, was inzwischen eine Reihe von Unternehmen bewiesen haben. Seltener thematisiert worden sind bisher sind die Auswirkunge von Lean auf die Zufriedenheit der MItarbeiter. Weiterlesen